أمن المعلومات

عندما تقوم بطباعة مستند على الوورد، أو على اكسل أو الباوربوينت، فقد تضمنه معلومات خفية أيضا، دون أن تدري بذلك· فعلى سبيل المثال، إذا قمت بتفعيل وظيفة Track Changes أي تعقب التغييرات وهي من Tools Options Track Changes فانه من الممكن أن يطلع مستلم المستند على هذه التغييرات، مما يضعك في مشكلة كبيرة·
لهذا السبب، طرحت مايكروسوفت حزمة برمجية يمكن من خلالها إلغاء التعديلات التي قمت بها، والبيانات الخفية في المستند، فلا تعود تظهر لدى الطرف الآخر، وذلك من موقع مايكروسوفت التالي http://snipurl.com/3osw
ستجد معلومات وافية حول البيانات الخفية في مستندات الوورد والأوفيس عموما، ثم انقر على الوصلة Download التي تجدها إلى يمينك تحت العنوان
Add-in: Remove Hidden Data Office 3002/XP وتتبع تعليمات التنزيل للملف الصغير 280 كيلو بايت، ثم قم بتحميله·
أي فرد يستخدم الوورد فقد يعرض معلومات حساسة ومهمة عنه نفسه، لأن الوورد يدخل ما يسمى 'معلومات المستندات' Metadata وذلك للمساعدة في تحديد الذين كتبوا المستندات وعناوين المستندات والكلمات الأساسية وتاريخ حفظ وطباعة المستندات وأسماء الأشخاص الذين قاموا بمراجعة المستندات، كما أن 'معلومات البيانات' قد تعرض مكان وجود الشركة أو المؤسسة، واسمها، واسم الكمبيوتر الخادم والهارد درايف الذي حفظت عليها المستندات، وغيرها·
إن بعض هذه المعلومات الحساسة يمكن مشاهدتها بسهولة في مستندات الوورد، بينما لا يمكن معرفة البعض الآخر إلا من خلال برنامج متخصص، مما يوقع المعلومات الحساسة في أيدي الآخرين·
إن وظيفة MetaData في الوورد مفيدة فيما لو بقيت داخل المؤسسة أو الشركة، كأن يعرف مديرك في العمل مثلا، بأنك أنت الذي أعددت مستند الوورد وتود معرفة التغييرات التي أجريت عليه؛ لكن وظيفة MetaData قد تكون كارثية إذا ما اكتشفها الآخرون خارج المؤسسة أو الشركة، خذ على سبيل المثال، لأنك إذا كنت ترسل عرضا لشراء منتج ما باهظ الثمن على سبيل المثال، وإذا بدأت العرض بسعر مرتفع، ثم خفضته كثيرا على سبيل المساومة، فإن البائع الذي يتسلم العرض، يستطيع أن يعرف السعر الذي تستعد لدفعه حقا·
لهذا السبب، طرحت مايكروسوفت حزمة برمجية يمكن من خلالها إلغاء التعديلات التي قمت بها، والبيانات الخفية في المستند، فلا تعود تظهر لدى الطرف الآخر، وذلك من موقع مايكروسوفت التالي http://snipurl.com/3osw كما ذكرت،
ستجد معلومات وافية حول البيانات الخفية في مستندات الوورد والأوفيس عموما، ثم انقر على الوصلة Download التي تجدها إلى يمينك تحت العنوان
Add-in: Remove Hidden Data Office 3002/XP وتتبع تعليمات التنزيل للملف الصغير 280 كيلو بايت، ثم قم بتحميله·
تعطيل وظيفة Fast Save
هناك عدة طرق للتأكد من أن البيانات الشخصية وبيانات الشركة تبقى في داخل المؤسسة فقط، وذلك بتعطيل وظيفة 'الحفظ السريع' Fast Save في الوورد، فإن تفعيل هذه الوظيفة تسرع في حفظ المستند من خلال حفظ التغييرات التي حدثت على المستند فقط، ومع ذلك فإن النص الذي قمت بإلغائه من المستند قد يبقى، وتنصح مايكروسوفت بتعطيل هذه الوظيفة لإلغاء أي فرصة لبقاء التغييرات في المستند، وذلك على النحو التالي، اختر Tools Options ثم التبويبة Save ثم احذف علامة الصح بجوار Allow fast saves كما في الشكل رقم 1 ثم OK
تعطيل البيانات الشخصية
تستطيع إزالة المعلومات الشخصية من المستند عندما تقوم بحفظه، وذلك على النحو التالي: حسب وورد 2002-2003 : اختر Tools Options ثم التبويبة Security وتحت الخيار Privacy ضع علامة الموافقة بجوار Remove personal information from file properties on save كما في الشكل رقم 2
تعطيل وظيفة Track Changes
أي تعطيل وظيفة تعقب التغييرات، وذلك على النحو التالي حسب وورد 2002-2003 اختر Tools Track Changes وتستيطيع معرفة ما إذا كانت وظيفة Track Changes معطلة أم لا، وذلك بالنظر إلى شريط المهام السفلي في الوورد، فإذا كانت TRK ظاهرة باللون الواضح، فذلك يعني أنها نشطة، أما إذا كان اللون الرمادي غير ظاهر، فذلك يعني أنها غير نشطة، علما بأنك تستطيع تعطيلها من خلال النقر مرتين على TRK وبالعكس·
ملاحظة: ينبغي تعطيل وظيفة Track Changes قبل البدء بطباعة المستند، وإلا فإن أي تغييرات تجرى على المستند لن يتم إلغاؤها·