لم يعد البريد الإلكتروني اليوم وسيلة سريعة ومفيدة لإرسال واستقبال الرسائل وتبادل الملفات بين الأشخاص حول العالم فحسب، فلقد أصبح إحدى الأدوات الرسمية التي تتعامل بها المؤسسات والشركات مع موظفيها، كما بات الطريقة المفضلة للعديد من الجهات الرسمية وغير الرسمية للتواصل مع زبائنها عبره، والطريقة البديلة لإرسال الفواتير الشهرية وكشوفات الحساب السرية، وغير ذلك الكثير، مما وفر الكثير على هذه الجهات وخدم البيئة وأراح الأشخاص من أكوام الأوراق التي لا يعلم بكثير ما فيها.
يحيى أبوسالم (دبي)
مع هذه الأهمية الرسمية وليس فقط الشخصية التي باتت تظهر للبريد الإلكتروني، ومع الاعتماد المتزايد عليه، كبديل رسمي معتمد ومعترف به من قبل الكثير من الدول، بات من الضروري إعادة النظر في طريقة التعامل مع بريدك الإلكتروني، كما بات من الأجدر إعادة تنظيم هذا البريد، وتصنيفه أو حتى إلغاء ما لا تريد منه، لتتمكن من التعامل معه بشكل رسمي وأكثر جدية، خصوصاً إذا كان هذا البريد هو البريد الرسمي لك، والذي تعرف به عن نفسك وترسله للأفراد والشركات والجهات التي تتعامل معها.
خطوات بسيطة مفيدة هنالك بعض الخطوات والأمور يمكن تسميتها «بالعادات»، يقوم بها آلاف المستخدمين للبريد الإلكتروني، خصوصاً بريد جوجل «جي ميل»، حيث يوفر هذا البريد على غرار بعض مزودي خدمة البريد الإلكتروني الكثير من الإمكانيات والخدمات التي قد لا يستفيد منها المستخدم له، بل وبالعكس قد تؤثر عليه سلباً بسبب طريقة تعامله مع بريده الإلكترونية، عند رغبته في قراءة بريد جديد ورد إليه، أو إرسال رسالة إلكترونية لأحد الأشخاص.
وحتى تتجنب مثل هذه السلبيات، وتستفيد الاستفادة القصوى من بريد جي ميل الخاص بك، أو حتى أي بريد آخر، قم بمحاولة القيام بهذه الخطوات، واعتبارها جزءاً لا يتجزأ من الآن وصاعداً في طريقة تعاملك مع بريدك الإلكتروني.
واجهتك الخاصة
قم في البداية بتخصيص الواجهة الخاصة بك في بريدك الإلكتروني، وهي الميزة التي يوفرها العديد من مزودي خدمة البريد الإلكتروني، حيث ستتمكن من وضع خلفية خاصة بك أو شكل جديد لبريدك ترغب به، غير الشكل الأصلي، وهو ما يضفي خصوصية أكثر على بريدك. يذكر أن هناك بعض الإضافات والحزم التي يمكنك إضافتها على بريدك من جوجل مثل «iGoogle Themes»، تمكنك من تغير واجهات بريدك والخلفيات بشكل دوري وآلي دون تدخل منك، مما يعطيك متعة أكبر عند تصفح بريدك.
مسودات بلا فائدة
يمتاز بريد جي ميل على غرار الكثير من الأنواع الأخرى من البريد الإلكتروني، بأنه يقوم بعمل نسخة احتياطية «مسودة» بمجرد أن يقوم المستخدم بالشروع بعمل أو إرسال رسالة جديدة وذلك بالضغط على الزر الخاص بذلك «Compose» أو «New» أو ما شابه ذلك، حيث يقوم البريد الإلكتروني بشكل أوتوماتيكي بحفظ هذه الرسائل، التي تكون في الغلب فارغة أو لم تكتمل لعدم تنبه المستخدم لها أو فتحه رسالة أخرى، أو لرغبته في تذكر موعد معين أو ما شابه ذلك. والأجدر هنا ألا تبقى مثل هذه الرسائل، وأن تقوم بإلغائها بشكل نهائي حتى لا يختلط عليك الأمر ما بين الرسالة الأصلية أو المسودة.
استخدم بريدك من دون إنترنت
الكثير من الشركات المزودة للبريد الإلكتروني على غرار بريد جي ميل من جوجل، توفر خدمة استخدام البريد الإلكتروني المجاني من خلال برامج سطح المكتب، التي تمكنك من الاطلاع على بريدك الإلكتروني السابق وتصفح محتوياته، دون الحاجة إلى اتصال حي بالإنترنت، وذلك مثل برنامج أوتلوك من مايكروسوفت أو برنامج البريد الخاص بأجهزة الماكنتوش من آبل.
حيث يوفر لك بريد جي ميل إمكانية تحويل بريدك عبر هذه البرامج باستخدام أشهر خدمات الاتصال مثل «POP، IMAP».
اغلق المحادثات التي لا تحتاجها
يمتاز بريد جوجل بأنه يقدم للمستخدمين طريقة اتصال مباشرة «GChat»، مع قائمة جهات الاتصال أو الأصدقاء والمعارف المسجلين في بريدك الإلكتروني، بحيث تتمكن من التواصل وإرسال الرسائل واستقبالها مع الكثير من هؤلاء الأشخاص بشكل فوري ودون الحاجة إلى إرسال البريد الإلكتروني لهم.
ورغم أنها تعتبر من الميزات الجيدة إلا أن كثرة هذه المحادثات وفتحها مع جهات عديدة وأصدقاء كثر، قد تؤثر بشكل عام على استخدامك للبريد الإلكتروني، وقد تتحول من ميزة إلى سلبية، عندما تخرج سيطرتها من بين يديك.
- لا تبقي الرسائل غير المقروءة: رغم أنها تحولت إلى عادة يتبعها العديد من المستخدمين، خصوصاً أولئك غير النشطين في استخدام بريدهم الإلكتروني، بإبقاء الكثير من الرسائل غير المقروءة في بريدهم، إلا أنه من الأجدر أن تقوم بإلغاء هذه الرسائل، حتى تشعر فوراً بورود رسائل جديدة إلى صندوق بريدك، وإلا ستبقى الرسائل القديمة غير المقروءة تشير إلى أن بريدك يحتوي على رسائل جديدة.
ورغم أنها ليس لها أثر حقيقي سبلي، إلا أن هنالك بعض هذه الرسائل غير المقروءة كبيرة الحجم والمكررة التي قد تملأ بريدك الإلكتروني وتقلل من حجم مساحة التخزين الخاصة به، فالأجدر هو التخلص منها بشكل نهائي.
نظم بريدك
رغم الميزة الرائعة التي يقدمها بريد جوجل من خلال تصنيف البريد الوارد إليك، وذلك من خلال تقسيم الرسائل حسب نوعيتها، إلا أن ذلك قد لا يكون كافياً، ومن خلال إمكانية إضافة وإنشاء المجلدات، يمكنك تصنيف الرسائل الواردة إليك وتخزينها في مجلدات وحفظها حسب أهميتها، ونوعيتها والجهة المرسلة لها.
التأكد من عملية الرد قبل الشروع في ذلك
يخلط بعض المستخدمين للبريد الإلكتروني، بين الرد على المرسل من خلال «Reply»، في الرسائل التي يشترك بها بريدك الإلكتروني مع غيرك من الأشخاص، وبين الرد على جميع من هم مشتركين معك في الرسالة من خلال «Replay All». ولهذا عند الشروع في عملية الرد، تأكد إذا كنت ترغب في الرد برسالة على المرسل فقط، أو مشاركة الجميع بهذا الرد الصادر عنك.
التحول إلى السحابة يلجأ الكثير من المستخدمين للبريد الإلكتروني، على اختلاف الشركات المزودة له، إلى تخزين الرسائل المهمة لديهم والتي تحتوي في الغالب على مرفقات مهمة بالنسبة لهم، تخزين هذه الرسائل أو إرسالها من أماكن أخرى إلى بريدهم الإلكتروني، وذلك ليتمكنوا من الاحتفاظ بها، واستعادة ما بها من مواد في أي وقت وأي مكان يريدون.
إضاءة
رغم ما تأتي به هذه الخطوة من إيجابيات للقائمين بعملها، إلا أن محدوديتها في حجم المواد التي يسمح للمستخدم بإرسالها بالرسالة الواحدة، يجعل من هذه الميزات من دون جدوى للكثير من المستخدمين، ويكون الحل الأمثل في مثل هذه الحالة، هو استخدام السحب الإلكترونية، التي توفرها عشرات الشركات التكنولوجية، والتي يعطيك بعضها أحجاما تصل إلى أكثر من 15 جيجابايت بشكل مجاني، تمكنك من وضع ملفاتك ومواد الخاصة بها، واستعادتها في أي وقت وأي مكان ترغب به.
عدد اليوم
