إعداد جدول أعمال الاجتماعات أساسي لنجاحها

تستهلك الاجتماعات جانباً كبيراً من وقت من يمارس الإدارة والتخطيط، ومن ثم عليه أن يحسن التدريب على عقد الاجتماعات بفعالية· وحتى تصبح هذه الاجتماعات قصيرة ومثمرة، يجب إعداد وترتيب جدول أعمال الاجتماع من خلال النقاط التالية: كل اجتماع يحتاج إلى جدول أعمال، وينطبق ذلك حتى على الاجتماعات الروتينية أو المفاجئة· يجب تحديد وقت معلن وكاف لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال، وإذا كانت هناك اجتماعات سابقة فإن جدول الأعمال السابق ومتابعته هو نقطة البداية لجدول الأعمال الراهن· هناك ضرورة لتوزيع جدول الأعمال على الأعضاء قبل بداية الاجتماع، فهذا أدعى للتعرف على الموضوعات التي سوف تناقش بالتالي يستطيع المشاركون إعداد أفكارهم وتصوراتهم حولها· يجب السماح للأعضاء بإدراج ما يرونه مناسباً وهاماً وعاجلاً ضمن جدول الأعمال، وهذا ما يجر إلى الحديث عن نقطة مهمة يغفل عنها البعض وهي أنه ينبغي إدراج الموضوعات التي تم دراستها من قبل فقط، والحذر من التورط في مناقشة موضوع لم ينل حظه من الدراسة الكافية·كما يجب التدوين أمام كل موضوع حول ما اتخذ بشأنه من قرار، وألا ينتقل من بند إلى بند إلا بعد وضوح القرار المتخذ بشأنه لجميع الحاضرين، وأخيراً وليس آخراً الابتعاد عن جدول الأعمال الطويل، فالاجتماع الذي يزيد عن ساعتين يفقد فاعليته· أما عن العدد الذي يحضر الاجتماع، فإن هدف الاجتماع هو الذي يحدد أعضاءه سواء أكان هؤلاء من داخل المؤسسة أو من خارجها، والاجتماع الذي يتكون لتبادل المعلومات كثيراً ما يكون أكبر حجماً من الاجتماع الذي يتكون لحل مشكلة أو للوصول إلى قرار· والجدير بالذكر أنه كلما كبر حجم الاجتماع، زادت مشكلات التواصل الفكري بين الأعضاء زيادة كبيرة، والعكس بالعكس· وحتى تكون بداية الاجتماع صحيحة يفضل إتباع الآتي: جلوس جميع الأعضاء على طاولة واحدة، وأفضل طرق الجلوس هي الطريقة الدائرية· وليكن موقع مدير الاجتماع متوسطاً بين أفراد المجموعة، ويستحسن أن يجلس الأفراد الذين يتميزون بالهدوء والإيجابية أمامه مباشرة؛ في حين يتم ترتيب الأفراد غير الإيجابيين، خاصة المشاكسين والمجادلين وممن يفتعلون المشكلات، على يمينه أثناء الاجتماع·