الخميس 28 مارس 2024 أبوظبي الإمارات
مواقيت الصلاة
أبرز الأخبار
عدد اليوم
عدد اليوم
الترفيه

المقاطعات.. عدو الوقت !

المقاطعات.. عدو الوقت !
11 سبتمبر 2020 00:09

كم مرة حدث لك هذا الموقف: تكون مشغولاً في أداء شيء ما، فتصلك رسالة من أحد مواقع التواصل الاجتماعي.. أو يرن هاتفك.. أو يأتي أحد الزملاء ليحدثك في أمر ما.. فتنشغل في هذا الموضوع، الذي يقودك لأمر ثان، وثالث ورابع، لتكتشف بعد فترة أن وقتاً طويلاً قد مضى دون أن تنجز ما كنت مشغولاً في أدائه!
الأمر شائع لدرجة أن دراسة أجراها باحثون من جامعة كاليفورنيا (جلوريا مارك وزملاؤها) وجدت أن المقاطعات قد تحدث للموظفين بعد 11 دقيقة فقط من بدء التركيز في مهامهم، ويستغرق الأمر 25 دقيقة في المتوسط للعودة إلى النقطة التي كانوا عليها قبل حدوث تشتيت!
إنها المقاطعات أيها السادة.. تلك الأنشطة الفرعية الجذابة التي تلهينا عن أداء مهامنا، وتصبح أكثر جاذبية لو كانت مهمتنا مملة أو صعبة.. وهي إما مقاطعات ناتجة عن عوامل خارجية «كالزملاء أو الضوضاء..» أو عوامل شخصية «كتصفح الإنترنت والانشغال بالهاتف»..

هل هناك حل لهذه المشكلة؟
تشير كتب إدارة الوقت إلى عديد من الاستراتيجيات، التي يمكن اتباعها لنكون أكثر وعياً للموضوع، ونصبح قادرين على مواجهته.. من أهمها:

1- تدوين المقاطعات
كي تستطيع الانتباه للمقاطعات التي تحدث خلال اليوم، قم بتدوينها أولاً بأول.. ضع بجوارك ورقة واكتب فيها كل شيء يجعلك تتشتت عن أداء مهامك والوقت الذي حدث فيه.. وفي نهاية اليوم تأمل هذه القائمة.. هنا سترى الصورة العامة، وتلاحظ أبرز الأشياء التي تتكرر وتلتهم وقتك أكثر من غيرها، وتدرك الأوقات التي تشهد مقاطعات أكثر كي تتخذ الإجراءات اللازمة..
هذه خطوة مهمة، لأنها لن تجعل المقاطعات تحدث بشكل عفوي كما كانت، لأنك ستصبح أكثر وعياً بها.

2- حدد موعد الانتهاء
قم بكتابة مهامك اليومية التي تريد إنجازها، ثم قم بتحديد الوقت المحدد الذي تريد الانتهاء فيه من كل خطوة. هذه الطريقة ستجعلك أكثر إدراكاً للوقت وبالتالي أكثر انزعاجاً ونفورا من أي مقاطعات تحدث.
ملحوظة: لتحقيق مكسب إضافي من هذه الخطوة، اجعل جدولك اليومي يتضمن مهامك «الهامة غير العاجلة» والتي غالباً ما يتم تأجيلها نظراً لأنها غير ملحة ولن تحدث مشكلة إن لم يتم إنجازها سريعاً «على الرغم من كونها مهمة على المدى الطويل».

3-استخدم التكنولوجيا
إذا لم يكن لديك مساعد يتولى المهام الصغيرة الروتينية التي تضيع الوقت، فقم بتفويض التكنولوجيا لتقوم بذلك نيابة عنك. قم بتفعيل خواص كالرد الآلي للمكالمات غير المهمة والسماح بالمكالمات التي تأتي من أرقام محددة فقط.. أو قم بتعيين قوالب جاهزة templates للرسائل الإلكترونية المكررة بدلا من كتابتها كل مرة.. لا تجعل بريدك الإلكتروني مفتوحاً يرسل لك الإشعارات، أو الواتس أب يرسل لك التنبيهات.. اجعل كل شيء صامتاً، إلا ما يتعلق بما تريد التركيز فيه.

4- تعلم أن تقول لا
أحياناً تأتي المقاطعات من زملائك في العمل أو أطفالك لو كنت تعمل في المنزل.. من الضروري أن تكون متعاوناً، لكن تخصيص وقت محدد لإنهاء مهامك لا يتعارض مع ذلك.
خصص وقتاً لمساعدة الآخرين ووقتاً آخر غير مسموح فيه بالمقاطعات. اجعل هذا واضحاً، إما بغلق الباب، أو وضع سماعات الأذن، أو وضع أي علامة على مكتبك توحي بأنك غير متاح، أو اعتذر بشكل لفظي واضح متعللاً بضغط العمل ومواعيد التسليم، مع تحديد موعد آخر.

لكي نكون أكثر واقعية..
بالطبع هناك مقاطعات لا يمكننا تجنبها.. مثل حدوث شيء طارئ أو اتصال عاجل من المدير أو صدور تعليمات مفاجئة.. وهي أمور ينبغي التحلي بالمرونة تجاهها، كتعديل جدول العمل أو إعادة جدولة المهام غير المهمة لوقت آخر. 
فالحياة ليست مضطرة للتماشي مع خططنا المسبقة!

جميع الحقوق محفوظة لمركز الاتحاد للأخبار 2024©