الاتحاد

الإمارات

تطبيق نظام الأرشفة الإلكترونية وتسهيل الإجراءات في إدارات الدفاع المدني بالدولة

رجال الدفاع المدني خلال أحد التدريبات

رجال الدفاع المدني خلال أحد التدريبات

كشف العميد صالح سعيد المطروشي مدير عام إدارة الدفاع المدني في عجمان عن قرب تطبيق مشروع الأرشفة الإلكترونية وتسهيل الإجراءات في جميع إدارات الدفاع المدني على مستوى الدولة، وذلك بعد فوز المشروع الذي تقدمت به إدارة الدفاع المدني في عجمان بجائزة عجمان للتميز.
وقال العميد المطروشي في تصريحات خاصة لـ”الاتحاد” إن الإدارة قدمت مشروع الأرشفة الإلكترونية وتسهيل الإجراءات إلى جائزة عجمان للتميز وقامت لجان التقييم بالإطلاع على المشروع وكل البيانات المتعلقة به، من حيث الفكرة وطريقة التنفيذ وطرق القياس والمراجعات التي تمت عليها ومدى إسهامه في تطوير الأداء الإداري في الدفاع المدني.
وأضاف أن لجان التقييم اطلعت أيضاً على كفاءة المشروع في تطوير أساليب التخزين، والتحول من أسلوب التخزين الورقي السابق والذي يتعرض للتلف ويستهلك جهداً وعدداً كبيراً من الموظفين وحيزاً من المكان، إلى المشروع الجديد الذي لا يحتاج إلى جهد كبير مع إمكانية حفظ أكبر قدر ممكن من الأوراق والمعلومات بدون أخذ حيز من المكان مع سرعة استرجاعها.
وأشار إلى ان وزارة الداخلية استضافت البرنامج على “السيرفر” الخاص بها وتم استخدامه في عجمان خلال الفترة الماضية وأثبت نجاحاً كبيراً وبعد التقييم والحصول على الجائزة، وجه اللواء راشد ثاني المطروشي مدير عام الإدارة العامة للدفاع المدني بالإنابة بضرورة تطبيق هذا البرنامج على مستوى الدولة وتكليف الإدارة العامة للدفاع المدني في عجمان بتطبيق ذلك في إدارات الدفاع المدني في الدولة ومساعدة هذه الإدارات وتدريبها والتعاون معها في تطبيق البرنامج.
ولفت إلى أنه يجري الآن تعميم تطبيق البرنامج على مستوى جميع الإدارات في الدولة، بحيث تستفيد جميع هذه الإدارات من البرنامج الذي طبقته إدارة الدفاع المدني في عجمان، مشيداً بجهود فريق العمل الذي أشرف وتابع ونفذ هذا البرنامج، ومقدراً الدور الذي بذله اللواء مطر سعيد النيادي مدير عام الإدارة العامة للخدمات الإلكترونية ونظم المعلومات في وزارة الداخلية.
وثمن تعاون عدد من الجهات التي كانت محل مقارنة وتم الاستفادة من خبراتها في وضع نظام الأرشيف الإلكتروني، حيث قام فريق العمل قبل التطبيق بزيارات إلى دار القضاء في عجمان ودائرة البلدية والتخطيط وإدارة الدفاع المدني في دبي والجنسية والجوازات وإدارة الإقامة وشؤون الأجانب في عجمان.
وأوضح المطروشي أن فريق تنفيذ البرنامج في عجمان سيقوم بشرح تجربة تطوير العمل الإداري من خلال نظام الأرشفة الإلكترونية والتوثيق الإلكتروني ومدى إسهام هذا الجانب في تطوير وتبسيط خطوات العمل من خلال التقليل من حجم المعاملات الورقية، وأهمية هذا المشروع في تحويل التخزين الورقي إلى أرشيف إلكتروني، وتدريب الكادر الوظيفي في عدد من الإدارات.
وقال إن المشروع نجح في عجمان في تحقيق أهدافه بتوفير المساحة المطلوبة والمحافظة على المستندات والتوفير في استخدام الورق وتقليل وقت وكلفة التخزين والاسترجاع وسهولة البحث والاسترجاع للوثائق وتقنين وتوثيق إجراءات العمل، مؤكداً انه تم تنظيم وتصنيف وترتيب الأرشيف الورقي قبل البدء بالأرشفة الإلكترونية، وإن الأرشيف الإلكتروني تم تأسيسه بتضافر جهود جميع الموظفين في جميع أقسام الإدارة العامة للدفاع المدني بعجمان.
وأشار إلى أن الاهتمام بتطبيق الخدمات الإدارية الحكومية إلكترونياً وطرح الخدمات يعتبر أمراً ملحاً يوماً بعد يوم، مشيراً إلى أن الحضور الحكومي على الإنترنت لم يعد رفاهية بل ضرورة، حيث إن المواقع الإلكترونية أضحت واجهات للدوائر والمؤسسات.
ولفت إلى أن أهم الأهداف التي تسعى الإدارة إلى تحقيقها هي التيسير على المواطن والمقيم، والتقليل من الوقت والجهد في إنجاز المعاملات، وتقليل الزيارات إلى مواقع الإدارة.

اقرأ أيضا

صورة رئيس الدولة على أكبر لوحة فسيفساء بالعالم