عدد اليوم
سعيد الصوافي (أبوظبي)
أكدت الهيئة الوطنية لإدارة الطوارئ والأزمات والكوارث تبنيها أفضل الممارسات العالمية فيما يخص إدارة استمرارية الأعمال خلال الأزمات والطوارئ، مشيرة إلى أن معيار إدارة استمرارية الأعمال بدولة الإمارات يعد فريداً من نوعه ويتناسب مع طبيعة أعمال الحكومة.
وذكرت أن المؤسسات الحكومية وشركاءها من القطاع الخاص، تحتاج إلى التعامل مع أي طارئ أو أزمة بأسلوب منسق وفعال لكي تتمكن من التعافي التام من التوقف أو الضرر أو التضرر، وخلال هذا الطارئ أو الأزمة لابد من الاستمرار في تقديم الخدمات الحيوية كحد أدنى، وينبغي ألا تتعطل عند التعرض لحالات الطوارئ حتى يتم التعافي منها.
جاء ذلك في الدليل الإرشادي لمعيار استمرارية الأعمال الذي حصلت «الاتحاد» على نسخة منه بهدف قياس وبناء مقدرة المؤسسات على الاستمرار في أداء نشاطاتها الحيوية، خلال أي طارئ يؤدي إلى إرباك العمل لديها أو توقفه.
فقد قامت الهيئة الوطنية لإدارة الطوارئ والأزمات والكوارث بصياغة الإصدار الثاني لمعيار استمرارية الأعمال والذي يعد فريداً من نوعه، ويوفر دليلاً إرشادياً يفصل كيفية تحقيق المتطلبات في تطبيق برنامج إدارة استمرارية الأعمال.
وتم إعداد هذا الدليل بهدف تمكين المؤسسات من بناء المقدرة على استمرارية الأعمال فيها بأسلوب منهجي، وذلك قبل وخلال وبعد التعرض للطوارئ أو الأزمات أو الكوارث، وتهدف هذه المبادرة إلى ضمان الاستمرار في تقديم الخدمات والمهام الحيوية في القطاعين العام والخاص لتعزيز استقرار الأمن الوطني بالدولة.
ويتناسب الدليل مع طبيعة أعمال حكومة دولة الإمارات، ويوفر أفضل الممارسات التي تستعين بها الأطراف الداخلية والخارجية لمساعدة المؤسسات على مواصلة أداء مهامها، وتقديم خدماتها الحيوية، والتقيد بالتزاماتها التنظيمية والتعاقدية، وحماية مصالح المؤسسات المنتفعة، بعد وقوع الأزمة التي تعيقها عن أدائها. حيث يمكن تطبيق الدليل في جميع المؤسسات بأحجامها كافة في القطاعين الحكومي والخاص.
الأنشطة ذات الأولوية
وتحدد المؤسسات أنشطتها ذات الأولوية بجانب وحدات وأقسام وإدارات ودوائر وقطاعات العمل التي تزاول فيها هذه الأنشطة، إضافة إلى ذلك تحدد المؤسسات شركاءها مثل الموردين من الأطراف الأخرى ومقدمي الخدمات والشركاء الذين يقدمون السلع والخدمات اللازمة لتنفيذ الأنشطة.
وتكون الإدارة العليا مسؤولة عن تأسيس برنامج إدارة استمرارية الأعمال ولها أن تعين مديراً أو رئيس قسم لاستمرارية الأعمال على أن يكون مسؤولاً عن تنفيذ واستمرار البرنامج الذي يهدف إلى تمكين المؤسسة من الاستجابة بسرعة وبفعالية لتعطيل الأعمال والمحافظة على استمرار الأنشطة الحيوية مع الأخذ بعين الاعتبار جميع الأطراف المعنية المشاركة في تنفيذ هذه الأنشطة. وتتولى كل مؤسسة داخل الدولة مسؤولية تحديد وتوثيق قدرتها على استمرارية الأعمال «الملائمة للغرض» لضمان تنفيذ الأنشطة والخدمات ذات الأولوية أثناء حالات الطوارئ والأزمات. ويساعد برنامج إدارة استمرارية الأعمال في تحديد وتصنيف وفهم وإعطاء الأولوية لمخاطر استمرارية الأعمال ووضع خطط حتى يمكن تقليل المخاطر والاستجابة للحوادث بطريقة مناسبة.
تدريب الموظفين
كما يتضمن البرنامج نتائج متعلقة بتدريب الموظفين على الاستجابة بفعالية لتعطل الأعمال وتمكين المؤسسة من القدرة على إدارة الأزمة ووضع وفهم وتوثيق اللوائح التنظيمية المقدمة من السلطات الحكومية وهيئات الطوارئ بشكل صحيح، والحفاظ على امتثال المؤسسة للوائح القانونية والتنظيمية، وفهم متطلبات الأطراف المعنية وحماية سمعة المؤسسة والحفاظ عليها والاتصال بالموظفين في حال العطل وتقديم الدعم الكافي لهم.
التدوير الوظيفي
ويمثل العاملون المورد الأكثر أهمية لأي مؤسسة، حيث من المهم تحديد الإجراءات المناسبة للحفاظ على المهارات والمعرفة الأساسية في حال وقوع طارئ معطل يتسبب في عدم توفر الموظفين، وتتشكل تقنيات حماية أو تطوير مهارات العاملين في التدريب على وظائف متعددة والتدوير الوظيفي، والمتخصصين الذين يمكنهم العمل مؤقتاً، والموظفين ذوي المهارات في موقع أو أكثر.
كما تطرق الدليل إلى توعية الموظفين وتقديم التدريبات وعمل دورات داخلية وخارجية وخطة الاستجابة الإعلامية الخاصة بالمؤسسة والتي يجب أن تنص على التعليمات والتوجيهات اللازمة للإدارة العليا بشأن كيفية إيصال الرسائل الموافق عليها للأطراف المعنية الداخليين والخارجيين قبل وأثناء وبعد وقوع الأزمة أو العطل.
مواقع بديلة
يشير الدليل إلى استراتيجية استخدام مواقع بديلة أو احتياطية واستخدام مرافق أخرى لتنفيذ الأنشطة الحيوية للمؤسسة، حيث يستلزم تطبيق هذه الاستراتيجية انتقال العاملين إلى مواقع بديلة محددة مسبقاً بعد حدوث أي حالة طارئة، حيث يعرف الموقع الجاهز والفعال باسم «موقع ساخن» بينما يعرف الموقع غير الفعال ولكنه جاهز للاستخدام باسم «موقع دافئ»، في حالة عمل ترتيبات لبناء أو تجديد موقع في حالات الطوارئ والأزمات بدلاً من أي وقت سابق، يعرف هذا الموقع باسم «موقع بارد»، ويمكن أن يكون الموقع البديل مرفقاً يوفره أي طرف من الأطراف الأخرى، أو موقع عام يتعلق بالحكومة المحلية أو الاتحادية، وتكون استراتيجية «الموقع الساخن» مناسبة في حال كان زمن التعافي الأمثل قصيراً جداً (أي دقائق)، بينما تكون استراتيجية «الموقع الدافئ» مناسبة في حال كان زمن التعافي الأمثل أطول نسبياً (أي أيام)، فيما تكون استراتيجية «الموقع البارد» مناسبة في حال كان زمن التعافي الأمثل طويلا للغاية (أي أسابيع وشهور) ويمكن للعاملين الانتقال إلى الموقع البديل بسرعة كافية لاستمرار تنفيذ الأنشطة الحيوية في غضون زمن التعافي الأمثل، ويتوقف نجاح هذه الاستراتيجية على قدرة ورغب الموظفين لدى المؤسسة في العمل في الموقع البديل لمدة زمنية طويلة إذا قضت الحاجة.
