تقول ساشا ريتيج، الخبيرة الألمانية في الأجهزة الإلكترونية الاستهلاكية “إذا كنت تريد تجنّب فوضى الأوراق المتناثرة فوق مكتبك، فما عليك إلا أن تستعين بالمفكرات الإلكترونية”. وهذه النصيحة مهمة جداً بالنسبة لكل أولئك الذين يشعرون بأن الكيل قد فاض بهم من المكاتب التي تسودها الفوضى، والذين يشعرون أحياناً بالعجز عن قراءة مذكرات وملاحظات كتبوها بأيديهم بسرعة فائقة.
والآن، أصبحت هناك أدوات رقمية يمكنها أن تساعدك في السيطرة على تلك الفوضى؛ وأن توفر لك مساحة جيدة لتخزين ملاحظاتك واستعادتها وقت تشاء، وهي تحمي بيئتك وتوفر عليك الجهد والوقت الثمين. ويمكن لكل من يستخدم برنامج “أوتلوك” اختيار الطريق السهل؛ فالبرنامج مزود بمفكرة ومنظم مهام مدمجة فيه. ويوضح مدرب إدارة الأعمال المكتبية الألماني يوتي هايدبرنك هذه الأمور حيث يقول “تتيح لك قوائم المهمات فرصة الدخول إلى جداول إدارة وتنظيم مهماتك ومواعيدك في قائمة واحدة. وهي تتيح لك فرصة ترتيب هذه الشؤون بحسب الأولوية وتواريخ الاستحقاق، فضلاً عن إمكان البحث عنها بكلمات رئيسية أو حتى ضبط منبه يذكرك بها”.
كما تتوافر الآن تطبيقات خاصة بتسجيل المذكرات مدمجة في برنامج “أوتلوك” غير أنها أقل شمولية. ويقول هايدبرنك “تُعدّ المذكرات أداة عملية لأولئك الذين دأبوا على كتابة ملاحظاتهم القصيرة على الورق اللاصق الملوّن. ويكفي في هذه الحالة أن تضغط على رمز التسجيل وتبدأ بكتابة الملاحظات في النافذة الصفراء التي تظهر أمامك”. ولعل الأهم من كل ذلك هو أن في وسع المستخدم تصنيف الملاحظات أو إرسالها لآخرين عبر البريد الإلكتروني.
وهناك أدوات أخرى لأرشفة وتخزين الملاحظات مثل برنامجي “ستيكيز” و”إيفرنوت” اللذين يتيحان لك فرصة تنظيم ملاحظاتك بحسب الأهمية وتواريخ استحقاق المواعيد. وتشرح بيته كيبهاردت من شركة “تشيب أونلاين” الألمانية وظيفة البرنامجين بالقول “ستيكيز هو النسخة الرقمية من أوراق الملاحظات اللاصقة، و”إيفرنوت” هو برنامج ملاحظات عبر الإنترنت. وبالنسبة لأولئك الذين يحتاجون منبهات أو مذكرات خفيفة خلال اليوم، فسوف تكفيهم النسخة المجانية من برنامج “ستيكيز”، وهي نسخة سهلة الاستخدام للغاية إذ يكفي أن تنقر مرتين على المفكرة الصفراء في مجموعة قوائم ويندوز لتظهر أمامك مفكرة صفراء يمكنها استيعاب كم كبير من الملاحظات التي تفوق ما قد تحتاجه. كما يمكنك تعديل شكل ونمط ترتيب المفكرة بحسب رغبتك، بما في ذلك حجم ونوع خط الكتابة ولون الخلفية”.
أما أولئك الذين يكونون بحاجة للاطلاع على مفكراتهم وهم بعيدين عن أجهزتهم الشخصية، فبإمكانهم الاعتماد على “إيفرنوت” وهو متوافر ليس فقط لأجهزة الكمبيوتر، بل وأيضاً للعديد من الهواتف الخلوية الذكية.
عدد اليوم
