مهارة تنظيم الوقت وكيفية إدارته

نعم الوقت لا يتوقف ولا ينتظر ولا يحابي، وكل الناس لهم الوقت نفسه -24 ساعة يومياً- ولكن الاختلاف في استثمار هذا الوقت، ولا أظن أني أبالغ حين أقول إن من أعظم نعم الله على عباده الوقت، تخيل كيف ستكون الحياة بلا وقت، أو هل يمكن أن تكون هناك حياة بلا وقت؟! وفي المقابل، أكثر ما يفرط فيه الناس هو الوقت، لذا كان الرسول الكريم - صلى الله عليه وسلم - يقول: “نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة والفراغ”. مغبون، يعني خاسر، والفراغ يعني وجود الوقت. الوقت هو الحياة، فتنظيم الوقت يعني تنظيم الحياة، هذا بالإجمال، أما التفصيل فمن فوائد تنظيم الوقت على المستوى الفردي: تنظيم حياة الفرد - يساعد الفرد في تحقيق أهدافه وطموحاته، ومما لا شك فيه أن لكل منا أهدافه وطموحاته كتبها أم لم يكتبها، أعلنها أم لم يعلنها، فلا يوجد من يسير بلا هدف حتى من يدعي أنه يسير بلا هدف فهدفه أن يكون بلا هدف. - يساهم بدور كبير في تحقيق “الرضا عن الذات”، أي أن يكون الفرد راضياً عن نفسه لما يرى من نتائج في حياته. - يقلل تداخل المسؤوليات والأعمال مع بعضها، فيصبح لكل عمل وقته المحدد. - يجعل الفرد يتقن عمله، ذلك أن لديه مجموعة من العمال، وكل عمل له وقت، فلا ينبغي إضاعة الوقت في تصليح العمل أو معالجة أخطاء العمل الأول، فيسعى جاهداً إلى إنجاز عمله بأحسن صورة. - التفرغ الذهني للعمل الحالي لتنظيمه وقته، فلكل عمل وقته، فمثلاً يقل شروده في الصلاة؛ لأن هذا وقت الصلاة، أما بقية الأعمال فلها وقتها المخصص، فلا يدخل عليه إبليس بكثرة الأعمال المعلقة وعدم وجود وقت لتنفيذها فكيف سيتصرف؟ - يزرع روح الإيجابية لدى الفرد نتيجة لما يرى من إنجازات في حياته، أما صاحب الفوضى فيشعر بالتقصير الدائم لضعف النتائج وقلتها والحسرة على فوات الوقت دون إنجاز يذكر. - يدفع الفرد نحو التطوير الذاتي والرقي بنفسه لما يلاحظ من قصور في بعض أعماله وحاجته للنهوض بنفسه من خلال المحاسبة الذاتية نظراً لوجود أوقات لديه. - السرعة في إنجاز الأعمال، فقد أثبتت الدراسات أن ساعة تخطيط توفر خمس ساعات عمل. - الإبداع في الحياة نظراً لتجاوز عقبة من مثلث عقبات الإبداع، ألا وهي عقبة الوقت، فالكثير منا يقول إن عقبة إبداعه هو أنه لا يجد وقتًا، أو مشغول جداً، والحقيقة تقول إن مشكلته في تنظيم وقته وليس في قلة وقته. تلك عشر فوائد من فوائد تنظيم الوقت، وهناك فوائد أخرى يمكنك استنتاجها وبقي أن أقول لك: إن الوقت هو الوعاء أو الكأس الذي نضع فيه أعمالنا، ثم نحاسب على ما في الكأس. فبماذا تملأ كأسك؟! ويتبادر في ذهن المرء أن تنظيم الوقت معناه أن نجعل حياتنا كلها جادة لا وقت للراحة، بالطبع هذا المفهوم خاطئ، فهناك مبادئ أساسية حول تنظيم الوقت. إدارة الوقت في البداية، هل تنظيم الوقت جملة صحيحة؟ كلا! لأن الوقت منظم أصلاً، فالدقيقة مقسمة إلى 60 ثانية، والساعة تساوي 60 دقيقة واليوم يساوي 24 ساعة وهكذا، إذاً الوقت مقسم ومنظم تنظيماً جيداً. إذاً، هل نسميه إدارة الوقت؟ أيضاً لا؛ لأن الوقت لا يدار ولا يمكننا أن نتحكم بالوقت ونجعل من اليوم مثلاً 36 ساعة بدلاً من 24، إنما الوقت يديرنا، لنسميه إدارة الذات؛ لأننا نستطيع أن ندير أنفسنا من خلال الوقت وليس العكس، والوقت هو من أندر الموارد فهو لا يعوض، ولا تستطيع أن تخزن الوقت أو تشتريه! لذلك الوقت هو الحياة، واسمحوا لي أن أستخدم لفظ تنظيم الوقت لدلالة على المعنى المطلوب وهو إدارة الذات. الناس من حيث تنظيمهم للوقت صنفان، فمنهم من ينظم وقته ومنهم من لا يفعل ذلك، أما من ينظم وقته فمنهم من يكون فعالاً ويستفيد بشكل كبير من تنظيمه للوقت، ومنهم من لا يستفيد من تنظيمه للوقت وتراه مشغولاً في طاحونة الحياة، يكدّ ويعمل بلا راحة، أما من لا ينظم وقته فإما أن يحس بالملل لأنه لا يعرف ماذا يفعل في فراغه الكبير، أو أنه متخبط في أعمال قليلة الأهمية. وهنا دعوني أعرّف من هو الفعال في تنظيم وقته: هو الشخص الذي يحصل على النتائج المطلوبة في الوقت المتاح. إذا بدأ أي شخص تنظيم وقته بطريقة فعالة، فسيحصل على نتائج فورية، مثل زيادة الفعالية في العمل والمنزل، تحقيق الأهداف المنشودة بطريقة أفضل وأسرع، يقلل من المجهود المبذول، بالتالي يجعلنا أكثر راحة، وستلاحظ أنك بدأت بالتفوق على نفسك وعلى غيرك أيضاً في مجالات عدة. كما ذكرت في البداية البعض يظن أن تنظيم الوقت يعني الجد بلا راحة، سأوضح الآن كيف أن تنظيم الوقت يعني المزيد من السعادة والسيطرة على الظروف المحيطة بنا بدلاً من أن تسيطر علينا وتحرمنا السعادة. الأعمال تنقسم إلى عدة أقسام: - فهناك أعمال ملحة ومهمة في الوقت نفسه، وهذا ما يسمى بالمربع الأول مربع إطفاء الحرائق! - وهناك أعمال غير عاجلة، لكنها مهمة وهذا ما يسمى بالمربع الثاني مربع التركيز على الجودة والقيادة؛ لأنه يتضمن أنشطة وقائية تعزز القدرة على الإنتاج وإقامة علاقات وتنميتها والتخطيط والترويح عن النفس، وإذا مارسنا هذه الأفعال ستتقلص الأزمات أو الحرائق وتبدأ في اكتشاف أرض رحبة من الفرص الحقيقية التي تحقق لك الإنجازات والأهداف، وتبدأ في اختيار أهم الفرص لتحقيق أهدافك، بهذا تبدأ العمل بتلقائية ودون تكلف وتحافظ في الوقت نفسه على مواعيدك وأعمالك. ولنأخذ أمثلة على أفعال من المربع الثاني، فهناك قضاء وقت أسبوعي خاص للعائلة، سواءً في الرحلات أو اللهو البريء، وذلك لتعزيز العلاقة بين أفراد الأسرة، تعلم هوايات ومهارات جديدة تحبها، أخذ استراحة أو قضاء إجازة لتعود بروح أكثر نشاطاً وحيوية، زيادة المعرفة في علوم معينة من خلال القراءة، أداء أعمال تطوعية إذا كان هذا من ضمن أهدافك.