الشارقة (الاتحاد)- اطلع وفد لجنة الأرشيف الحكومي بمركز الشارقة للوثائق والبحوث أثناء زياراتها لهيئة مطار الشارقة الدولي على الجهود التي أنجزتها الهيئة لتحقيق خطتها في حفظ الملفات وعلى استراتيجياتها في جرد الملفات لاسيما بعد إعادة تشكيل لجنة الأرشيف الحكومي بهيئة مطار الشارقة الدولي.
ضم الاجتماع الثاني للهيئة وفد الأرشيف الحكومي من مركز الشارقة للوثائق والبحوث مع ممثلي هيئة مطار الشارقة الدولي وهم لمياء عبيد الشامسي مدير إدارة تقنية المعلومات رئيس اللجنة ومي عبيد الهاجري رئيس قسم إدارة الجودة والتخطيط المؤسسي والأعضاء منيرة محمد علي وفاطمة الحميري ومحمد عبدالرحيم، حيث استعرضوا جهود الهيئة في تنفيذ خطة التصنيف وفق تقسيمها الإداري.
وتمت مناقشة إعادة تشكيل لجنة الأرشيف ووضع استراتيجية لجرد الملفات وتحويل الملفات منتهية الصلاحية إدارياً إلى الأرشيف المركزي. كما أكدت لجنة الأرشيف من مركز الشارقة للوثائق والبحوث على ضرورة الإسراع في تنفيذ خطوات بناء نظام الأرشيف الجاري والوسيط بالهيئة والمتمثلة في اعتماد خطة حفظ الملفات في الإدارات والأقسام كلها بعد أن يتم التأكد مع المعنيين من الآجال المقترحة من طرفهم في استبقاء الملفات على مستوى المكاتب ومتى سوف يتم تحويلها إلى قاعة الأرشيف.
وناقش الطرفان الخطوة المتعلقة بتوفير خطة تصنيف الوثائق والملفات وطريقة ترميزها والتي تهدف إلى تسهيل عملية الترتيب والاسترجاع في الفضاء الاداري (المكاتب)، إضافة إلى هذه الخطوات الأساسية تم التأكيد على البدء في تحضير عملية تحويل الأرشيف من الإدارات التي تعاني من الاكتظاظ نحو قاعة الأرشيف والتي هيئت لهذا الغرض وفق المعايير العالمية.
كما تم الاطلاع على الملفات المحفوظة بالقاعة واقتراح منهجية لجردها باستعمال الأدوات الملائمة لمعرفة كمية الملفات والفترة الزمنية التي تشملها واقتراح ما يمكن استبعاده وتحويله إلى المخزن التابع لمركز الشارقة للوثائق والبحوث.
عدد اليوم
